Sådan arbejder vi

Vores arbejde starter længe før rejsen og slutter først et godt stykke tid efter, vi er kommet hjem. Vi har overblikket over alle detaljer under hele forløbet, så I kan være til stede på rejsen.

Før

Det er afgørende at se hinanden i øjnene og afstemme ambitioner og forventninger. Planlægningsfasen er uhyre vigtigt for et tilfredsstillende resultat. Efter dialog og aftale med jer, sammensætter vi et tilbud:

Vi har gjort et grundigt stykke forarbejde. Vælger I at arbejde videre med os, er det let at konvertere tilbuddet til en ordre
Alle grundpriser er garanteret med udgangspunkt i optioner på transport og indkvartering og er inklusiv alle afgifter – ingen skjulte overraskelser

Efter godkendt tilbud forædler vi detaljerne, sammen med jer:

I får jeres eget mini website til deltageregistreringer, deltagerlister, destinationsbeskrivelser, detaljeinfo og mere
Vi holder snor i al logistik med flybilletter, ankomst, transport, hotelbooking mm. Vi indsamler data fra detaljere, etablerer link til registreringer på konferencer og andre events
Vi skemalægger rejsens faglige og sociale programmer i fællesskab med jer og kommer med flere forslag og tilbud til programmer, arrangementer, happenings og aktiviteter. Hvis I ønsker det, finder vi gæstetalere, arrangerer virksomhedsbesøg og fundraising
Vi har god erfaring med at producere og indkøbe merchandise, skræddersyet til jeres specifikke rejse eller arrangement
Vi arrangerer eventuelt en præsentationstur for jer til den valgte destination

Eksempel/ Global Connect: Vi rejste med it-virksomheden GlobalConnect til Malta med næsten 300 medarbejdere. Vi tog repræsentanter med på en visningstur for at vælge det rette hotel, passende aktiviteter mm. Vi sammensatte et omfattende program med fantastiske aktiviteter, fx treasure-hunt i jeep. Vi havde brug for i alt 54 jeeps/27 teams af 2 jeeps bare til denne aktivitet. Vi udarbejdede logistikken hjemmefra og sørgede for at lave grafik og trykke 27 unikke våbenskjold som store synlige stickers som blev monteret på de 54 jeeps. Hver deltager fik et våbenskjold hjemmefra, og på dagen skulle de finde frem til den jeep og som bar tilsvarende våbenskjoldet. På den måde blev ventetiden elimineret, og i stedet skabt en spænding omkring det.

Læs mere om GlobalConnects tur til Malta med Travel4Companies

Under

Tiden er kommet - vi skal endelig af sted på rejsen. Alt er klappet, pakket og klart, og I skal nu bare koncentrere jer om at nyde rejsen i fællesskab med jeres kolleger, kunder eller samarbejdspartnere. Vi tager os af alt det praktiske – også de uforudsete problematikker, som altid opstår under en rejse.

Vores arbejde:

Vi mødes og gennemgår projektplanen en sidste gang, tjekker samtlige led i kæden og foretager eventuelle justeringer
Vi rejser sammen med jer eller i forvejen - 1 til 2 dage før, for at sikre de sidste detaljer
Under rejsen optræder vi som aftalt med jer – vi har måske en fremtrædende rolle, men vi kan også blot være til stede som en usynlig hånd
Vi koordinerer med lokale leverandører og aktivitetssteder, så I kun skal henvende jer til os med spørgsmål
Vi sørger for løbende information til jeres deltagere. Vi kan fx sende sms til grupper om mødesteder, opdatering af tidspunkter og meget mere. Vi er jeres interne kommunikationsafdeling 24-7 – undr hele rejsen og etablerer infocenter, som I altid kan henvende jer til.
Vi kommunikerer ikke bare med jer, der arrangerer rejsen, men hjælper gå gerne jeres deltagere med at løse små problemer – mange skaber vi gode relationer til under rejsen

Efter

Rejsen slutter ikke, når vi lander i lufthavnen eller når vi står hjemme igen ved hoveddøren. Udover evaluering, sørger vi for overlevering af relevant data til jer, så I kan lave en god opfølgning til jeres deltagere. Sådan afslutter vi rejsen:

Som udgangspunkt rejser vi hjem sammen fra turen
Afhængigt af, hvad vores aftale er, fremsender vi et spørgeskema til alle deltagere efter aftale med jer for at få optimal indsigt i, hvordan deltagerne har oplevet rejsen.
I kan få overleveret den data, vi har samlet omkring jeres deltagere, hvis I ønske at bruge det til opfølgning
Nogle gange står en del økonomiske poster åbne efter rejsen. Måske er der indlagt en økonomisk buffer til drikkevarer, transport osv, eller måske afregner vi hver deltagers ekstraomkostninger individuelt. Vi kan håndtere de fleste scenarier hos Travl4Companies.

Læs to eksempler her:

Eksempel / Arrow: Vi udarbejder en pakke til Arrow i forbindelse med VMworld2014 i Barcelona. Pakken sælges ind til Arrow og består af transport, indkvartering og events (program). I samarbejde med Arrow pålægges en buffer, som skal dække yderligere drikkevarer indkøbt under opholdet, til dækning af medrejsende Arrow-medarbejdere, som fx ekstra busser osv. Det er vores fornemmeste opgave at sikre at Arrow er dækket ind økonomisk af den buffer, som er pålagt Arrows kunder, og at der ikke bruges mere end hvad der er disponibelt under selve turen.

Eksempel / HORTEN: Når vi gennemfører vinterkonferencer for HORTEN, så er selve grundarrangementet dækket af virksomheden. Den enkelte medarbejder kan så tilkøbe forskellige muligheder, fx at rejse ud en eller flere dage tidligere, eneværelser, forskellige skipakker, ski og støvler og meget meget mere. Hos Travel4Companies fakturerer vi HORTEN grundpakken, sammen med alle tillægsbestillingerne som den enkelte medarbejder har foretaget. Når projektet er gennemført, udarbejder vi et detaljeret overblik over, hvad den enkelte medarbejder har tilkøbt og fremsender så til Hortens lønafdeling, som så kan modregne udgiften på den enkelte medarbejder over næste månedsløn.

det med småt

vi har samlet kontrakt og rejsebestemmelser - enkelt og overskueligt

læs her

Firmarejser	Cases	Destinationer	Kontakt
Messe og konference Kunderejser Incentiverejser Produktlancering Team building	Events Referencer Cases Nyheder YouTube kanal	Storbyrejser Skirejser Solrejser Sport Aktiviteter	Hvorfor T4C Kontakt Nyhedsbrev Privacy Promise Persondatapolitik