Da virksomheden kontaktede os i december 2023, var destinationen stadig åben. Ønsket var klart: at samle medarbejdere fra både København og Billund på en firmatur i udlandet. Forudsætningen var, at der kunne flyves direkte fra begge lufthavne, at ankomsttiderne lå tæt – og at det hele skulle gennemføres inden for et udstukket budget, hvor der også var afsat midler til merchandise, præmier og øvrige omkostninger.
Vi gik i gang med at analysere ruteplaner, forbindelser og venue-muligheder. Løsningen blev et logistisk setup, der involverede tre forskellige flyselskaber – Norwegian, Ryanair og British Airways – samt ankomst til tre forskellige lufthavne i London. Alt blev koordineret, så vi kunne samle alle deltagere i ét flow og ét program.
Fra venue-scouting til målrettet match
I marts tog vi på inspektionstur sammen med kunden. Vi præsenterede to relevante venues: Luton Hoo Golf & Spa og Wokefield Estate i Berkshire. Valget faldt på Wokefield Estate – et sted med både kapacitet, konferencerammer og mulighed for at samle alle gæster på én destination, uden kompromis på komfort og oplevelser.
Senere i forløbet gennemførte vi en anden site inspection med fokus på venues og forplejning, hvor vi sammen med kunden besøgte Slug & Lettuce i Reading. Her blev buffeten gennemgået grundigt, smagt til og justeret – indtil vi sammen nåede den ønskede sammensætning, både hvad angik udvalg, tempo og præsentation.
På Wokefield Estate afholdt vi en tasting session, hvor vi sammen med husets køkken udviklede den endelige menu til fredagens fine dining. Vi arbejdede med både råvarer, vine, specialdiæter og præsentation, så måltidet matchede stemningen, budgettet og ønsket om kvalitet i detaljen.
Logistik der mærkes som overblik
Over 200 deltagere ankom via tre lufthavne – Heathrow, Gatwick og Stansted – fordelt på otte forskellige fly. Vi stod for al koordinering: boardinginformation, ankomstmodtagelse med vores T4C-hostesser, navneskilte, busser med forplejning og indkvartering fordelt på hovedbygningen og Mansion House.
Ved ankomst havde vi opstillet hospitality-desks, udleveret velkomstpakker og sørget for, at ingen stod uden information eller overblik. Det hele kørte, så deltagerne kunne læne sig tilbage og fokusere på relationerne.
Fodbold, fællesskab og fest på førstedagen
Torsdag eftermiddag lagde vi ud med en intern fodboldturnering – et af de helt store højdepunkter i programmet. Over 150 medarbejdere deltog aktivt, fordelt på flere hold, og stemningen var præget af både kampgejst, holdånd og høje grin fra sidelinjen.
Virksomheden stillede selv med dommere og linjedommere, mens vi fra T4C stod for alt det omkringliggende: opmærkede baner, mål, førstehjælp, loungeområde med stretch-telt, snacks, kolde drikke og musik – alt sat op, så der var plads til både konkurrence og komfort.
Vejret viste sig dog fra sin engelske side. Derfor havde vi på forhånd forberedt indendørs barstalls og opholdsområder i Wokefield Avenue, hvor de gæster, der ikke deltog i turneringen – eller som var færdige med deres kamp – kunne søge i ly og stadig være en del af stemningen.
Om aftenen gik turen til Slug & Lettuce i Reading, hvor vi havde booket hele restauranten til en aften i uformel og energifyldt stemning. Her serverede vi buffet fordelt over to etager, barerne var åbne med alt fra øl og vin til cocktails og sodavand, og DJ’en sørgede for at løfte stemningen fra hygge til dans.
Aftenen kulminerede med præmieoverrækkelse til vinderne af fodboldturneringen – og det blev en afslutning, hvor netværk, fællesskab og smil fik lov at fylde det hele.
Strategisk konference med teknikken i orden
Fredag formiddag var dedikeret til strategi og videndeling. Vi stod for sceneteknik, AV-opsætning, belysning, mikrofoner og flow, så virksomheden kunne fokusere på indholdet. Programmet blev leveret skarpt og professionelt – med os bag kulissen som teknisk og logistisk partner.
Oplevelser med overblik og valgfrihed
Inden afrejse havde alle deltagere tilmeldt sig aktiviteter med både 1. og 2. prioritet, så vi kunne sammensætte grupperne effektivt – og sikre, at flest muligt fik deres ønsker opfyldt.
Fredag eftermiddag blev dermed fordelt ud på en bred vifte af oplevelser: mountainbike i Swinley Forest, golf og golf academy, klatring, gin-smagning på Henley Distillery, rundvisning på Windsor Castle, shopping, Afternoon Tea og meget mere.
Bådturen på Themsen måtte dog annulleres på selve dagen på grund af forhøjet vandstand efter flere dages regn. Vi informerede deltagerne hurtigt og tilbød dem alternativer på øvrige programmer med ledig kapacitet – uden at nogen stod uden aktivitet.
En afslutning i balance
Fredag aften samlede vi hele gruppen til fine dining i Mansion House, hvor der var kræset for detaljerne: menukort, bordopdækning, diætmærkater, drikkevarer og en atmosfære, der passede til både fejringen og afslutningen på et gennemført forløb.
Efter middagen blev der åbnet op for cocktails og dansegulv – og DJ’en tog over med playlister, der var tilpasset stemningen. Det blev en afslutning i øjenhøjde, med god energi og plads til det sociale.
Tryghed fra første tilbud til sidste transfer
Hele forløbet – fra behovsafdækning til hjemrejse – blev båret af samarbejde, fleksibilitet og det overblik, vi har opbygget gennem mange års erfaring. Vi havde hånden på hver eneste detalje og sikrede, at virksomheden kunne fokusere på det vigtigste: mennesker, relationer og fremdrift.