Skitur for 65+ deltagere – Effektiv mødeafvikling og struktureret ophold i Alperne
En norsk virksomhed samlede i januar over 65 medarbejdere og forretningsforbindelser til et vinterophold i Kitzbühel. Målet var at skabe en professionel ramme for faglige møder og socialt samvær – kombineret med et af Europas mest alsidige skiområder. Her kunne både nybegyndere og øvede udfordre sig selv på pisterne, mens ikke-skiløbere havde adgang til alternative aktiviteter og oplevelser. Opgaven bestod i at planlægge og afvikle hele arrangementet – fra deltagerkommunikation og teknisk opsætning til lokal koordinering og logistik.
Virksomheden fik stillet en komplet løsning til rådighed, inkl. en skræddersyet hjemmeside med program og praktiske informationer, samt en registreringsplatform, hvor deltagerne kunne tilmelde sig og angive præferencer såsom skileje, kosthensyn og behov for undervisning. Det skabte både struktur og en effektiv planlægningsproces.
Dagsrytmen blev organiseret med morgenmøder i hotellets konferencefaciliteter, så der var plads til fokuseret dialog i professionelle rammer. Resten af dagen blev brugt på aktiviteter i sneen, med tid og rum til uformelle samtaler og netværk. Flere deltagere benyttede lejligheden til at prøve kræfter med dele af den berømte Hahnenkamm-piste, hvor verdenscupløbet skulle finde sted blot en uge senere – byens forberedelser skabte en særlig stemning under opholdet.
Som en fast del af setuppet blev skiudlejningen åbnet eksklusivt for deltagerne. Det sikrede en rolig og nærværende udlevering af udstyr, uden ventetid og med bemanding klar til at hjælpe med justeringer og opgraderinger. Alt udstyr var forudbestilt, og liftkort og skilejebekræftelser blev samlet i personlige kuverter og udleveret ved ankomst.
Et særligt højdepunkt var frokosten på Hochkitzbühel, hvor en tredjedel af restaurantens terrasse var reserveret eksklusivt. Her blev der skabt et uforstyrret rum med udsigt og god tid til at samle op midt i dagens program.
Efter dagens aktiviteter mødtes deltagerne til afterski i det centrale Kitzbühel – en uformel, men veltilrettelagt del af opholdet, med koordineret transport og god logistik tilbage til hotellet før middagen.
Tre forskellige middagsscenarier dannede rammen om de sociale aftener: En fast tre-retters menu på hotellets restaurant den første aften, en klassisk tyrolermiddag på en bjergrestaurant på andendagen, og afslutningsvis en aften i en stemningsfuld lokal restaurant, som deltagergruppen havde eksklusivt til rådighed.
“På vegne av teamet vil jeg takke for en flott tur, organisert svært profesjonelt. Vi er meget, meget fornøyd.”
— Administrerende direktør, norsk virksomhed
Med én kontaktperson og samlet ansvar for både digitale løsninger og den lokale afvikling blev arrangementet gennemført med høj grad af struktur og kvalitet. Resultatet var et trygt, effektivt og velkoordineret ophold for over 65 deltagere, hvor intet blev overladt til tilfældighederne.