I oktober 2023 afholdt en større dansk life science-virksomhed sit 25-års jubilæum med et fagligt og socialt program i den catalanske kystby Sitges. Over 240 medarbejdere deltog i arrangementet, som blev afviklet med base på Hotel Eurostars Sitges – valgt for sin høje standard, havudsigt og moderne konferencefaciliteter. De mange faciliteter både ude og inde betød, at størstedelen af programmet kunne gennemføres uden behov for yderligere transport.
Vi havde det samlede ansvar for planlægning, koordinering og afvikling.
Effektiv rejse- og logistikstyring
Transportplanlægningen blev lagt med stor omhu. Flyafgange fra København blev nøje koordineret, så deltagerne ankom til Barcelona i to samlede grupper. Det muliggjorde en effektiv videretransport til Sitges med et minimalt antal busser – både ved ankomst og afrejse.
Samme tilgang blev anvendt ved transporten til og fra gallamiddagen på andendagen. Lokationen – Clos la Plana – lå blot få minutters kørsel fra hotellet, og transporten blev gennemført hurtigt og glidende med et reduceret antal busser og minibusser i rotation.
Mødefaciliteter og fagligt indhold
Programmet bestod af flere faglige sessions – både i plenum og i mindre grupper. AV-teknik, sceneopsætning, skærme og mikrofoner var installeret og bemandet af tekniske specialister. Hotellets møderum var konfigureret i skoleopstilling med permanente kaffestationer og sunde forfriskninger undervejs.
Fokus på madspild og ansvarlig forplejning
I tæt samarbejde med kunden blev der lagt særlig vægt på at minimere madspild. Al forplejning under mødedagene – herunder morgenmad, kaffepauser og frokost – blev sammensat med fokus på mængde, variation og tilpasning efter deltagerantal og tidsramme.
Kaffepauserne bestod eksempelvis udelukkende af frisk frugt og nødder, og der blev anvendt grab & go-formater, hvor det var muligt, for at undgå unødvendigt overskud. Denne tilgang sikrede både effektiv forplejning og et reduceret ressourcespild – uden at gå på kompromis med kvaliteten.
Teambuilding med lokal energi
Et af de mest engagerende indslag i programmet var en triathlon-inspireret teambuildingaktivitet, der fandt sted i og omkring Sitges. Deltagerne blev inddelt i hold og roterede mellem tre energifyldte aktiviteter, alle nøje planlagt og professionelt faciliteret af lokale instruktører.
Filmklip og billeder taget under aktiviteten blev senere vist på storskærme under gallamiddagen, hvilket skabte både grin, konkurrenceånd og samarbejde på tværs af afdelinger – og blev rundet af med en festlig præmieoverrækkelse under aftenens program.
Kulinariske oplevelser og aftenprogram
Allerede ved ankomsten blev deltagerne budt på frokostbuffet i hotellets restaurant og senere samme aften en velkomst-BBQ med lokal inspiration. Højdepunktet var gallamiddagen på Clos la Plana – en historisk vingård i naturskønne omgivelser. Middagen blev indledt med reception i haven og efterfulgt af en treretters menu, taler, fotovisning, prisoverrækkelse og DJ frem til kl. 02.
Transporten til og fra vingården blev planlagt med præcision, så overgangen mellem hotel, middag og fest forløb gnidningsfrit og uden ventetid.
Afrunding og hjemrejse
På afrejsedagen blev programmet rundet af med en sidste fælles faglig session og frokost, inden deltagerne blev transporteret til lufthavnen i to koordinerede grupper – igen med fokus på at optimere busbrug og minimere spildtid.
Resultat
Jubilæumsarrangementet blev en helstøbt oplevelse, hvor faglighed, teambuilding og fællesskab gik op i en højere enhed. Med T4C som tovholder kunne kunden fokusere på indholdet, mens vi tog ansvar for struktur, koordinering og gæsteoplevelse – med omtanke for klimaet i detaljerne.
“Kæmpe tak til dig og Mads for et fantastisk arrangement! Vi har fået så meget ros, og jeg er helt ked af, at vi ikke fik kaldt jeres team ind den sidste dag, så I også havde fået stående klapsalver – hvilket var fortjent.”
– CEO Executive Assistant & Adm. Manager, anonymiseret udtalelse