Fra femstjernet luksus til femstjernet fællesskab

To rejser med femstjernet luksus

Samarbejdet begyndte med en medarbejderrejse, hvor deltagerne blev indkvarteret på et attraktivt femstjernet hotel.

Som på alle virksomhedens medarbejderrejser var fredagen afsat til en fuld faglig dag med møder og workshops, mens lørdagen var dedikeret til sociale aktiviteter og fælles oplevelser.

Året efter gik turen til en ny destination, hvor medarbejderne igen blev indkvarteret på et femstjernet hotel.

Også her var fredagen en fuld faglig dag, mens lørdagens program skulle samle medarbejderne om oplevelser uden for mødelokalet.

Transporten blev tilrettelagt efter virksomhedens ønsker, så både ud- og hjemrejsetidspunkterne kunne tilpasses programmet og virksomhedens behov. På afrejsedagen betød det, at medarbejderne kunne gennemføre en fuld fakturerbar arbejdsdag, inden de rejste.

Vi havde samtidig mulighed for at tilrettelægge forplejning og service under transporten. Dermed begyndte den fælles oplevelse allerede på udrejsen, og vi kunne skabe sammenhæng mellem transporten og det øvrige arrangement.

Programmet omfattede blandt andet aktiviteter på vandet og gastronomiske oplevelser.

Der var med andre ord ikke sparet på hverken rammer, aktiviteter eller den samlede rejseoplevelse.

Alligevel viste den efterfølgende evaluering, at der var noget væsentligt, som ikke fungerede efter hensigten.

Når de eksklusive rammer bliver en udfordring

På den seneste rejse gav hotellets faciliteter medarbejderne gode muligheder for at mødes og være sammen i uformelle rammer.

Blandt andet blev en suite indrettet som et privat samlingssted for gruppen.

Det blev et populært samlingspunkt, men det betød også, at en del af medarbejderne ikke deltog i hele det planlagte sociale program dagen efter.

Dermed blev nogle af lørdagens aktiviteter ikke udnyttet i det omfang, vi havde planlagt.

Det vigtigste var imidlertid ikke de uudnyttede aktiviteter.

For virksomhedens ledelse viste evalueringen, at rammerne ikke i tilstrækkelig grad havde understøttet formålet med den sociale dag.

Medarbejderrejsen skulle både give plads til en hel faglig dag og styrke fællesskabet og relationerne på tværs af organisationen.

Det stod derfor klart, at rammerne for næste års arrangement skulle gentænkes.

En ny opgave: Find noget, der samler medarbejderne

Efter hjemkomsten gennemførte vi evalueringen sammen med virksomhedens ledelse.

Her blev vi enige om at ændre udgangspunktet for næste års rejse.

Vi skulle ikke finde endnu et femstjernet hotel med alle tænkelige faciliteter. Tværtimod.

Ønsket var en historisk ejendom med en vis rustik charme og enkle værelser.

Stedet skulle helst kunne reserveres eksklusivt til virksomheden, så medarbejderne kunne være sammen uden at blive spredt mellem hotellets mange forskellige tilbud og faciliteter.

Det afgørende var fællesarealerne og muligheden for at skabe nogle rammer, hvor det sociale samvær opstod naturligt.

Det blev begyndelsen på en omfattende søgeproces.

En historisk ejendom med nye muligheder

Efter at have undersøgt en række muligheder fandt vi frem til en historisk ejendom i Sydeuropa.

Et sted med karakter, atmosfære og en indretning, der passede til ønsket om mere nærvær og fællesskab.

Men der var en udfordring.

Ejendommen havde primært været anvendt til kortere ophold for turistgrupper og skoleklasser. Standarden og den daglige drift var derfor meget langt fra det niveau, vi normalt ville acceptere til et internationalt firmaarrangement.

Værelser, fællesarealer, mødefaciliteter og udendørsområder krævede en grundig gennemgang.

Flere af udendørsfaciliteterne havde ikke været anvendt i længere tid og skulle rengøres og klargøres.

Der skulle følges op på alt fra værelsesstandard og opredning til rengøring, servering, bemanding og personalets ansvarsområder.

Det var ikke en traditionel hotelbooking.

Det var et projekt, hvor vi skulle være med til at gøre ejendommen klar til en helt anden type arrangement, end stedet var vant til.

Fra idé til virkelighed

Forberedelserne krævede en omfattende indsats og tæt koordinering med ejendommens ledelse og medarbejdere.

Vi gennemgik faciliteterne, fulgte op på klargøringen og sikrede, at de enkelte medarbejdere kendte deres opgaver og ansvarsområder.

Der var mange detaljer, som skulle falde på plads, og flere udfordringer, der krævede løsninger undervejs.

Men vi havde en klar idé om, hvad vi ville skabe.

En medarbejderrejse, hvor de historiske rammer, fællesområderne og de sociale aktiviteter skulle få medarbejderne til at være sammen på en anden måde end tidligere.

Og det lykkedes.

Fællesskabet blev det naturlige samlingspunkt

Allerede under opholdet blev det tydeligt, at de nye rammer havde haft den ønskede effekt.

Fredagen var fortsat afsat til en fuld faglig dag med møder og workshops.

Om lørdagen deltog medarbejderne aktivt i de fælles sociale aktiviteter, og også mellem de planlagte programpunkter søgte de hinandens selskab.

Programmet omfattede blandt andet fælles madlavning og smagsoplevelser, mens de fælles opholdsområder blev naturlige samlingssteder.

Det særlige var, at medarbejderne ikke skulle motiveres til at deltage.

De havde lyst til det.

De fælles oplevelser blev en integreret del af opholdet, og de historiske omgivelser skabte en naturlig sammenhæng mellem den faglige dag og det sociale samvær.

Hvor de tidligere rejser havde budt på femstjernet luksus og mange individuelle muligheder, havde vi nu skabt et arrangement, hvor samværet var den vigtigste oplevelse.

Det var præcis det, virksomhedens ledelse havde efterspurgt.

Hvad lærte vi af projektet?

For os hos Travel4Companies er historien et godt eksempel på værdien af et tæt og tillidsfuldt samarbejde mellem kunde og bureau.

Det var evalueringen af de første rejser, der gjorde det muligt at identificere behovet for forandring.

Det var dialogen med ledelsen, der førte til en helt ny tilgang til destination og hotelvalg.

Og det var vores erfaring med planlægning, leverandørstyring og praktisk gennemførelse, der gjorde det muligt at omsætte idéen til virkelighed.

Vi kunne have valgt den sikre løsning og foreslået endnu et attraktivt hotel på en populær destination.

I stedet valgte vi sammen med kunden en langt mere krævende løsning, fordi vi vurderede, at den ville skabe større værdi.

Historien understreger noget, vi tror grundlæggende på hos T4C: En vellykket firmarejse handler ikke nødvendigvis om, hvor eksklusivt man bor, men om hvad man opnår ved at rejse sammen.

Langvarige samarbejder skaber nye muligheder

Samarbejdet med virksomheden har fortsat gennem årene, kun afbrudt af coronapandemien.

Siden opholdet på den historiske ejendom har vi sammen gennemført nye medarbejderrejser til forskellige internationale destinationer.

Hver destination og hvert arrangement har haft sit eget udgangspunkt, men den tætte dialog og de fælles evalueringer har været en gennemgående del af samarbejdet.

Historien viser, hvordan et tæt og langvarigt samarbejde gør det muligt løbende at udvikle virksomhedens medarbejderrejser med udgangspunkt i erfaringer, evalueringer og nye ønsker.

Ikke ved at gentage en tidligere succes, men ved hver gang at finde de rammer og oplevelser, der skaber størst værdi for både virksomheden og medarbejderne.

Skal vi hjælpe med at gentænke jeres næste firmarejse?

Hos Travel4Companies arbejder vi med at udvikle firmarejser, offsites, incentives og internationale arrangementer, hvor virksomhedens formål og deltagernes oplevelser er udgangspunktet.

Vi deler gerne flere erfaringer fra konkrete projekter og formidler efter nærmere aftale kontakt til relevante kundereferencer.

Kontakt os for en uforpligtende dialog om, hvordan vi kan hjælpe med at skabe de rigtige rammer for jeres næste firmarejse.

‍