Strategisk kundeoplevelse
T4C var blevet nøje udvalgt som rejsepartner til oplevelsen, der drejede sig om mere end almindelig deltagelse på den tredages konference. T4C fik til opgave at skabe en strategisk kundeoplevelse, der kombinerede det faglige input med unikke oplevelser.
T4C håndterede hele oplevelsen
Gruppen bestod af i alt 30 deltagere fra Danmark og Island. T4C håndterede hele oplevelsen: fly, hotel, logistik, program, sightseeing, hospitality og middage. Som en selvfølgelighed fik hver deltager et rummeligt værelse på et præsentabelt hotel i NoMA-området tæt på Capitol Hill og i gåafstand til konferencen. Deltagerne fik desuden udleveret metrokort som et klimavenligt alternativ til taxatransport rundt i byen. Dette gav dem langt større frihed og fleksibilitet mht. at have oplevelser sammen i mindre grupper og på egen hånd.
For at imødekomme jetlag blev den første halve dag brugt på at ankomme og opleve byen i eget tempo. Der var arrangeret et sightseeing-program, som deltagerne kunne hægte sig på, hvis der var interesse. Programmet var tilpasset gruppen, og der var god tid til at opleve både monumenter og ikke mindst et eksklusivt, privat besøg med rundvisning i Capitol-bygningen arrangeret af T4C’s Christian Høyer.
"Jeg vidste godt på forhånd, at T4C ville håndtere projektet ganske tilfredsstillende. Jeg har før været med dem på konferencerejser, men nu kan jeg sige, at vi ikke kommer til at bruge andre fremover," siger Thomas Astin Jensen, Country Manager i Danmark, og fortsætter: "Alt var på plads ned til mindste detalje. Jeg behøvede derfor ikke at bekymre mig om noget andet end at være sammen med vores gode kunder og partnere."
Grundig forberedelse sammen med kunden
En af årsagerne til, at rejsen til Washington blev en succes, er den grundige forberedelse, som vi hos T4C altid udfører i tæt samarbejde med kunden. Allerede i den indledende fase blev det undersøgt, hvordan programmet kunne omfavne og afspejle ønsket om at styrke de gode relationer mellem kunder og partnere og samtidig have et stærkt fokus på den faglige del. I planlægningsfasen blev der løbende fulgt op med telefoniske check-ins og møder efter behov. Undervejs har der været kontinuerlig sparring for at sikre, at forventningerne ikke blot blev indfriet, men håndteret på den bedst mulige måde.
For T4C er det en selvfølge at være på forkant. Derfor rejser vi altid ud til destinationen inden afrejse for at lave et grundigt pre-check. På den måde kan alt fra hoteller og restauranter til transport, sightseeing og mødefaciliteter testes, finjusteres og godkendes, inden deltagerne ankommer. Det giver tryghed for alle parter og medvirker til, at der ikke kommer negative overraskelser undervejs.
T4C er med hele vejen – fra første møde til hjemrejse
T4C slipper ikke projektet, før alt er i mål, og der er sat sløjfe på projektet. Derfor rejser vi altid med gruppen og fungerer som en tryg og diskret støtte i baggrunden. Hvis der skulle opstå uforudsete ændringer eller små udfordringer, der kræver opmærksomhed, bliver det håndteret hurtigt og effektivt, uden at deltagerne overhovedet behøver at blive involveret. Resultatet er et forløb, hvor både deltagere og arrangører kan koncentrere sig fuldt ud om årsagen til, at de er der – nemlig faglighed og netværk.
Kommunikation og opdateringer til deltagere via T4C’s app
For at gøre oplevelsen endnu mere smidig har T4C udviklet deres egen app, som alle deltagere får adgang til. I tilfælde af, at der sker ændringer undervejs, opdateres programmet i appen, og dermed er ingen i tvivl om, hvor de skal være på hvilket tidspunkt, og hvad planerne er for dagen. Ved vigtige eller nye opdateringer kan appen sende push-notifikationer direkte til deltagerne, så alle gøres opmærksomme på disse.
Appen fungerer også som et værktøj til at styrke netværket. Deltagerne kan se hinandens kontaktoplysninger og dermed fortsætte dialogen enten i appen eller via andre medier. Det gør det nemt at følge op på samtaler fra konferencen og fastholde de relationer, der er opstået undervejs.
For deltagerne betyder det, at de altid har de vigtigste oplysninger lige ved hånden, og for arrangøren er det en garanti for, at hele gruppen får en ensartet og velforberedt oplevelse.
Kundefeedback: Oplevelser, der bliver husket
For T4C er deltagernes personlige oplevelse det bedste bevis på, at en rejse har ramt rigtigt. En deltager på turen har efterfølgende givet denne tilbagemelding:
"I (red. T4C) kender virkelig forskellen på en god tur og en uforglemmelig oplevelse."
En anden deltager fremhæver, hvordan alt bare fungerede fra start til slut:
"Den største ros er nok, at jeg slet ikke har lagt mærke til al praktikken. Jeg har bare deltaget i det, jeg havde planlagt. Jeg nævnte, at jeg gerne ville spise på en bestemt restaurant, og det klarede Christian med det samme. Og så havde jeg aldrig forestillet mig, at jeg skulle møde en rigtig senator i Washington, D.C. Det har jeg allerede nået at fortælle både venner og familie om … flere gange."
Vi har med lige dele stolthed og taknemmelighed modtaget den positive feedback, og vi glæder os over et veludført stykke arbejde. Faktisk er vi allerede i fuld gang med at planlægge næste tur med samme kunde.
